Examen SABER 11º y PRE - SABER 11º ¿como hacer el registro para los colegios?

Muy buenas a todos! a continuación les guiaremos paso a paso para el registro al examen SABER 11º de manera institucional - es decir - este tramite lo deben realizar los rectores o encargados de las instituciones educativas.

Por cambios en la plataforma ICFES, se presentan las novedades en el proceso de inscripción. A través del sistema de inscripción la institución podrá:

1. Gestionar los usuarios y las contraseña de la institución.
2. Agilizar el proceso de inscripción, ya que los estudiantes matriculados aparecerán per-cargados en la plataforma, de acuerdo a la base de datos que la institución haya reportado en el SIMAT - Sistema de Matricula - y en el DUE - Directorio Unico de Establecimientos del Ministerio de Educación Nacional.
3. Puede retirar estudiantes en el listado denominado Matricula SIMAT. estos cambios solo se ven afectados en la plataforma del ICFES.
4. Pueden hacer filtros para identificar mas rápido los estudiantes que se encuentran en la Matricula SIMAT y su estado.
5. Escoger los métodos de pago de los estudiantes.
6. Confirmar el registro y el pago de los estudiantes.

A continuación se describen de manera general todos los pasos que debe seguir la Institución para garantizar que los estudiantes sean correctamente citados al examen:

PASO 1: AUTENTICACIÓN

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Sección Izquierda, REGISTRO

Descripción:

Por favor ingrese con su usuario y contraseña. Para el proceso de registro seleccione el módulo que corresponde a INSCRIPCIÓN. A continuación el sistema le mostrará los perfiles con los que pueden hacer transacciones. Si el usuario selecciona un perfil que tiene asociados varios agrupadores, deberá especificar con cuál de ellos va trabajar. Una vez que se carga el menú, el usuario puede seleccionar alguna de las opciones disponibles.

El sistema le abrirá el panel de Control donde encontrará un menú para hacer los procesos de GESTIONAR INSCRIPCIÓN, ACTUALIZAR DATOS y AYUDA éste último le permitirá descargar el Manual de Usuario.

PASO 2: DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE REGISTRO

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Sección Izquierda, REGISTRO

Descripción:

El Colegio debe ingresar con el código Icfes y la contraseña a la plataforma de inscripción y verificar la lista de estudiantes de último grado de educación media, la cual ha sido cargada desde el SIMAT. En caso que al ingresar al sistema no le aparezca ninguna lista, podrá incluir los estudiantes uno a uno por la opción "Agregar”; o de manera masiva en “Carga Masiva”.

El listado de estudiantes matriculados NO equivale a un listado de estudiantes inscritos, esto quiere decir, que no es suficiente con que el Colegio vea completa la lista de matriculados, es necesario que cada estudiante se encuentre en el listado de inscritos para que pueda obtener la citación al examen.

Aunque el sistema permita agregar o eliminar nombres en la lista de matriculados, el Rector está en la obligación de reportar las modificaciones ante la Secretaría de Educación de su entidad territorial

para actualizar la información del SIMAT.

¿Qué hacer en caso de?

A continuación aparece una lista de las posibles situaciones que se pueden presentar en la ejecución del segundo paso. Al final de este documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio debe seguir en cada caso: 

1. Autoricé a un estudiante con errores en el nombre y/o en el documento.

Culminado el proceso de pasar a la lista de aspirantes, es necesario que sea diligenciado el formulario de registro correspondiente a cada estudiante, para lo cual, el Colegio puede escoger cualquiera de las

siguientes alternativas: 

2. Delegar en el estudiante la responsabilidad del diligenciamiento.

Para que cada estudiante tenga acceso al aplicativo, el Colegio debe asegurarse de que reciba la contraseña que el sistema generó en el momento de agregarlo a la lista de aspirantes, asimismo, es

indispensable explicarle el procedimiento, la fecha límite y las consecuencias de no diligenciar oportunamente el formulario.

3. Asumir directamente la responsabilidad del diligenciamiento de los formularios.

El Colegio debe recopilar previamente la información requerida en el formulario de registro, para ello, puede consultar el modelo que aparece en la página www.icfesinteractivo.gov.co, en el enlace “Consulte AQUÍ el modelo de formato de inscripción”. Una vez cuente con los datos necesarios, puede ingresar al listado “Aspirantes” e iniciar la inscripción de cada estudiante seleccionando la opción “Inscribir” que aparece en la lista desplegable de la columna derecha llamada “Acciones”.

Recuerde que las contraseñas son de uso personal e intransferible. Antes de culminar el diligenciamiento del formulario, es indispensable verificar que toda la información consignada sea correcta, particularmente la ciudad de presentación y el tipo de discapacidad (si la hay), ya que ésta determina los apoyos necesarios para presentar el examen.

¿Qué hacer en caso de?

A continuación aparece una lista de las posibles situaciones que se pueden presentar en la ejecución del tercer paso. Al final de este documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio

debe seguir en cada caso:

1. La ciudad de aplicación seleccionada no es la correcta.

¿Qué hacer en caso de?

A continuación aparece una lista de las posibles situaciones que se pueden presentar en la ejecución del primer paso. Al final de este documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio debe seguir en cada caso:

1. Cuando ingreso al sistema la lista de estudiantes matriculados está vacía.
2. El nombre y/o documento de identidad de uno o más estudiantes que aparecen en la lista tiene alguna inconsistencia.
3. Uno o varios estudiantes de la lista de matriculados son repitentes de grado 11°.
4. Los datos de identidad del estudiante que deseo agregar no corresponden con los que trae el sistema. 
5. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema me informa que ya tiene resultados de Saber 11° como bachiller. 
6. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema me informa que ya fue autorizado o inscrito por otra Institución. 
7. Uno o varios de los estudiantes que aparecen en la lista de SIMAT no son estudiantes de mi Colegio. 
8. Se me olvidó la nueva contraseña.

PASO 3: RECAUDO

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Sección Izquierda, REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contraseña. En pestaña Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta de movimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar.

Descripción:

Antes de realizar el pago, el Colegio debe verificar que la tarifa que se le cobrará por la inscripción de cada estudiante es la correcta, ingresando a la página www.icfesinteractivo.gov.co y dando clic en la opción “Ingrese AQUÍ para consultar la tarifa de su Institución”.

El Colegio debe coordinar con los estudiantes quiénes realizarán el pago a través de la Institución y quiénes lo harán de manera unitaria, solamente cuando los estudiantes se encuentren en el listado de

“Aspirantes”, el Colegio podrá marcarlos para que realicen el pago por su cuenta, es decir, marcarlos para pago unitario. En caso que los estudiantes no sean marcados para pago unitario, cuando se encuentren en el listado de “Pre-inscritos” la Institución deberá marcarlos para hacer el pago de manera agrupada, lo cual quiere decir que el Colegio hará el pago al Icfes para la inscripción de estos estudiantes, una vez seleccionados, se debe dar clic en el botón “Referencia grupo” y el sistema automáticamente generará el instructivo correspondiente.

RECAUDO (Opción 1) - Descarga de instructivo, pago por ventanilla

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Sección Izquierda, REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contraseña. En pestaña Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta de movimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar y escoja pago por banco con instructivo.

Antes de imprimir el Instructivo de pago por favor lea cuidadosamente la descripción del servicio o examen que escogió. El sistema le mostrará una pantalla de respuesta de generación del instructivo. Descargue el instructivo haciendo clic en la imagen PDF, tenga presente la fecha de expiración según el período en el cual fue generado. 

Imprima el instructivo de pago, preferiblemente en impresora láser, y diríjase a cualquiera de las sucursales del Banco Popular. En caso de que la impresión no sea en impresora láser, el cajero debe digitar el código de barras e ingresar el número de la Referencia de Pago, de ninguna manera puede rechazar el pago. Una vez efectuado el pago verifique el timbre generado por el banco, y lea cuidadosamente la información contenida en el instructivo.

RECAUDO (Opción 2) - Pago por medio electrónico (PSE)

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Sección Izquierda, REGISTRO, Ingreso a sistema PRISMA, Ingrese Usuario y contraseña. En pestaña Aspirante o Pre - Inscrito se ingrese a Consulta de movimientos, seleccione la referencia de pago que desee pagar y escoja pago electrónico (PSE).

Para el pago electrónico debe seleccionar el modo de pago: PAGO EN LÍNEA y luego le aparecerá la pantalla para ingresar los datos de la cuenta desde la cual se va a debitar el valor. Es importante tener en cuenta que sólo se admiten pagos con tarjeta débito (no con tarjeta de crédito).

Una vez concluya el proceso, el sistema le entregará un número de transacción, en caso de que esto no suceda debe comunicarse con la entidad bancaria para confirmar el estado de la transacción, ya que si este trámite no se realiza de forma correcta, la inscripción no se finalizará exitosamente. Además, mientras este proceso se encuentre pendiente por confirmación, el sistema no le permitirá descargar una nueva referencia de pago.

¿Qué hacer en caso de?

A continuación aparece una lista de las posibles situaciones que se pueden presentar en la ejecución del cuarto paso. Al final de este documento puede consultar el procedimiento detallado que el Colegio debe seguir en cada caso:

1. La tarifa que arroja el instructivo no es la correcta.
2. El pago que realicé no se ve reflejado en el panel de control institucional.

PASO 4: CONSULTA DE CITACIÓN

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Citación.

Descripción:

El 17 de julio de 2015 se publicarán las citaciones al examen para que cada estudiante conozca el sitio en el que debe presentar la prueba. Las citaciones pueden ser descargadas por cada estudiante o por el Colegio ingresando con el código ICFES y la contraseña.

PASO 5: PRESENTACIÓN DEL EXAMEN

Descripción:

Recomiende a sus estudiantes que antes del día del examen visite el lugar al cual está citado para confirmar la ruta de llegada y así asegurarse de presentarse puntualmente el día de la aplicación.

El colegio debe advertirles a los estudiantes que sólo podrán ingresar al salón un lápiz, un borrador, un tajalápiz y el documento de identidad.

No se permitirá el ingreso al examen a quienes porten elementos diferentes a los autorizados.

PASO 6: CONSULTA DE RESULTADOS

Ruta de acceso: www.icfesinteractivo.gov.co / Resultados.

Descripción:

Acceda usando su usuario ICFES y contraseña, seleccione la consulta de resultados del examen Saber 11.

El 17 de octubre de 2015 se podrán consultar los resultados individuales del examen ingresando con el usuario único de cada estudiante. La interpretación de los resultados aparece en el ícono inferior derecho del informe individual. El 31 de octubre de 2015 se publicarán los resultados institucionales y agregados.

¿Qué hacer en caso de?

Consulte a continuación el procedimiento que debe seguir en caso que se le presente alguna de las siguientes situaciones:

Posibles situaciones en el momento del paso 2: DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO DE REGISTRO

1. Autoricé a un estudiante con errores en el nombre y/o en el documento.

Si desea modificar los datos de un estudiante que se encuentra en la lista “Aspirantes”, es necesario que seleccione la opción “Desautorizar” en la columna “Acciones” ubicada en la parte derecha de la pantalla, el estudiante regresará al listado “Matrícula SIMAT”, el Colegio podrá corregir los datos seleccionando las opciones “Corregir nombre” y/o “Corregir documento” y autorizarlo nuevamente.

2. La ciudad de aplicación seleccionada no es la correcta.

El Colegio podrá modificar sólo una vez el municipio de presentación seleccionado durante el diligenciamiento del formulario de registro. Este cambio se puede realizar cuando los estudiantes están en los listados

3. “Preinscritos” o “Inscritos”, seleccionando la opción “Cambiar municipio” en la columna “Acciones” ubicada en la parte derecha de la pantalla.

A continuación se desplegarán los datos del inscrito, adicionalmente se habilitarán las opciones para seleccionar el departamento, el municipio y la zona de presentación, se deben confirmar y dar clic en el botón Actualizar. 

4. Cuando ingreso al sistema la lista de estudiantes matriculados está vacía. 

Si al ingresar al sistema no le aparece ninguna lista, podrá incluir los estudiantes uno a uno por la opción de "Agregar". Es indispensable que reporte la situación ante su respectiva Secretaría de Educación para que actualicen los datos en el DUE y en el SIMAT. 

5. El nombre y/o documento de identidad de uno o más estudiantes que aparecen en la lista tiene alguna inconsistencia. 

Si los datos de identidad de uno o más estudiantes que aparecen en la lista pre-cargada tienen alguna inconsistencia, el Colegio puede corregirlos seleccionando las opciones “Corregir nombre” y/o “Corregir documento” en la columna “Acciones” ubicada en la parte derecha de la pantalla.

6. Uno o varios estudiantes de la lista de SIMAT son repitentes de grado 11. 

El sistema detecta que son repitentes y el Colegio debe confirmar si son repitentes de último grado. Estos estudiantes no están obligados a presentar nuevamente el examen, si lo hacen, sus resultados no se incluirán en los promedios institucionales.

7. Los datos de identidad del estudiante que deseo agregar no corresponden con los que trae el sistema. 

Si al agregar un estudiante a la lista de aspirantes el sistema le muestra que ese documento de identidad ya está asociado a otro nombre y apellido, dé clic en el botón “identidad no corresponde”, de esta manera podrá hacer la modificación y agregar el estudiante a la lista para continuar con la inscripción, no obstante, deberá enviar comunicación escrita a través de la Unidad de Atención Al Cuidado, anexando copia del documento identidad del estudiante. 

8. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema me informa que ya tiene resultados de Saber 11° como bachiller. 

Si al ingresar un estudiante a la plataforma, el sistema le indica que ya tiene resultados de Saber 11° como bachiller, el Colegio puede agregarlo (a) pero todos los resultados de esta persona quedarán en conflicto hasta que la Institución aclare la situación con la Unidad de Atención al Ciudadano del ICFES; especificando el código del Colegio, el nombre de la Institución, el nombre del estudiante, el tipo y número de documento del estudiante y las razones por las cuales dicho estudiante presentó anteriormente el examen como bachiller. 

9. Cuando agrego un estudiante a la lista de aspirantes, el sistema me informa que ya fue autorizado o inscrito por otra Institución. 

Si al ingresar a la plataforma, el sistema le indica que un estudiante de su Institución ya fue autorizado o inscrito por otro Colegio, el responsable del proceso no podrá adicionarlo a su lista de aspirantes. Para corregir la situación el Colegio debe enviar a través de la Unidad de Atención al Ciudadano los soportes legales que evidencien que el estudiante está matriculado allí. El ICFES le responderá por correo electrónico. 

10. Uno o varios de los estudiantes que aparecen en la lista de SIMAT no son estudiantes de mi Colegio.

En caso que en su lista de matriculados figuren estudiantes que no pertenecen a su Colegio, podrá retirarlos del listado seleccionando la opción “Retirar”.

11. Se me olvidó la contraseña.

Si se le olvidó la contraseña, podrá ingresar a la plataforma y dar clic a “¿Ha olvidado su contraseña?”. Para restablecerla deberá ingresar el Código ICFES y digitar el correo electrónico, el sistema le enviara a ese correo una contraseña temporal para la activación de la contraseña, seleccione el link que viene adjunto en el correo digite usuario y clave temporal, a continuación el sistema le solicitará cambiar contraseña.

Posibles situaciones en el momento del paso 3: RECAUDO

1. La tarifa que arroja el instructivo no es la correcta.

Si el sistema o el instructivo de pago le muestran una tarifa que no es correcta, podrá enviar su solicitud a través de la Unidad de Atención al Ciudadano, especificando el código Icfes del Colegio, el nombre de la Institución, la tarifa correcta según el valor de la pensión mensual, los datos de contacto y adjuntando la resolución de costos en la que se evidencie el valor de la pensión. El Icfes le responderá por correo electrónico.

2. El pago que realicé no se ve reflejado en el panel de control institucional.

Si su pago no se ve reflejado en el panel de control institucional, pasadas 24 horas hábiles de haber pagado en el Banco Popular o 1 hora de haber realizado pago en línea por el sistema PSE, podrá enviar su solicitud a través de la Unidad de Atención al Ciudadano, especificando el código del Colegio, el nombre de la Institución, los datos de contacto y adjuntando la copia del instructivo de pago con el sello del Banco legible o copia de la transacción electrónica aprobada. El ICFES le

responderá por correo electrónico.

INFORMACION ADICIONAL:

Realice el proceso de inscripción a través del navegador Google Chrome en www.icfesinteractivo.gov.co En caso de no contar con este programa, el sistema le proveerá un vínculo para descargarlo e instalarlo. Se puede utilizar también Internet Explorer 8.1 o versión

superior (en modo compatibilidad1).

Las Instituciones que no realicen el pago y el registro oportuno de la totalidad de sus estudiantes NO recibirán Clasificación de Planteles 2015 (Resolución 503 de 2014). 

Para soporte al proceso de registro el ICFES pone a disposición de los ciudadanos la línea gratuita nacional 018000110858 y la línea local en Bogotá 3077008, de lunes a viernes, de 7 a.m. a 7 p.m. Recuerde marcar la opción 1.